Työelämän tietosuoja
Työelämän tietosuojalaissa säännellään henkilötietojen käsittelystä työelämässä. Lain lähtökohtana on tarpeellisuusvaatimus: työnantaja saa käsitellä vain välittömästi työntekijän työsuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja, jotka liittyvät työsuhteen osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseen tai työnantajan työntekijöille tarjoamiin etuuksiin taikka johtuvat työtehtävien erityisluonteesta. Tästä tarpeellisuusvaatimuksesta ei voida poiketa edes työntekijän suostumuksella.
Työelämän tietosuojalaissa säännellään muun ohella työnantajalle kuuluvien sähköpostien hakemisesta ja avaamisesta sekä esimerkiksi kameravalvonnan ja huumetestauksen mahdollisuuksista ja menettelytavoista.
Ennen kuin työnantaja tekee päätöksensä työelämän tietosuojalain mahdollistamien toimien käyttöön ottamisesta, nämä asiat on käytävä läpi työntekijöiden kanssa muutosneuvotteluissa.
Työelämän tietosuojalain toteutumista valvoo työsuojeluviranomainen ja tietosuojavaltuutetun toimisto.
Suomessa on perusoikeutena luottamuksellisen viestin salaisuus. Tämä koskee myös työpaikan sähköpostiviestintää. Tästä huolimatta työnantajalle on työelämän tietosuojalaissa annettu mahdollisuus hakea ja avata työsähköpostiosoitteeseen lähetettyjä tai työntekijän tällaisesta osoitteesta lähettämiä sähköpostiviestejä.
Työnantajan tulisi pyrkiä varmistamaan, ettei viestien hakemiseen ja avaamiseen olisi tarvetta. Tämän vuoksi työnantajan tulee huolehtia, että
- työntekijä voi automaattivastauksen avulla lähettää viestin lähettäjälle ilmoituksen poissaolostaan ja sen kestosta sekä tiedon henkilöstä, joka hoitaa poissa olevalle työntekijälle kuuluvia tehtäviä, tai
- työntekijä voi ohjata viestit toiselle työnantajan hyväksymälle henkilölle tai toiseen omassa käytössään olevaan osoitteeseen taikka
- työntekijä voi antaa suostumuksensa siihen, että työntekijän poissa ollessa toinen henkilö voi ottaa vastaan viestit selvittääkseen, onko työntekijälle lähetetty sellainen viesti, josta työnantajan on toimintansa tai työtehtävien asianmukaisen järjestämisen vuoksi välttämätöntä saada tieto.
Jos sähköpostiviestien hakemiseen silti ajaudutaan, työnantajalla on oikeus viestien hakemiseen, jos
- työntekijä hoitaa tehtäviä itsenäisesti työnantajan lukuun eikä työnantajan käytössä ole järjestelmää, jonka avulla työntekijän hoitamat asiat ja niiden käsittelyvaiheet kirjataan tai saadaan muutoin selville,
- työntekijän tehtävien ja vireillä olevien asioiden vuoksi on ilmeistä, että työnantajalle kuuluvia viestejä on lähetetty tai vastaanotettu,
- työntekijä on estynyt tilapäisesti suorittamasta työtehtäviään eikä työnantajalle kuuluvia viestejä voida saada työnantajan käyttöön siitä huolimatta, että edellä kerrotusta varautumisesta on huolehdittu, ja
- työntekijän suostumusta ei voida saada kohtuullisessa ajassa ja asian selvittäminen ei kestä viivytystä.
Työnantaja saa avata haetun viestin, jos on ilmeistä, että kyseessä on selvästi työnantajalle kuuluva viesti, jonka sisällöstä työnantajan on toimintaansa liittyvien neuvottelujen loppuun saattamiseksi, asiakkaiden palvelemiseksi tai toimintojensa turvaamiseksi välttämätöntä saada tieto. Lisäedellytyksenä on, että viestin lähettäjään tai vastaanottajaan ei saada yhteyttä viestin sisällön selvittämiseksi tai sen lähettämiseksi työnantajan osoittamaan osoitteeseen. Viesti saadaan avata tietojärjestelmän pääkäyttäjän valtuuksia käyttävän henkilön avulla ja toisen henkilön läsnä ollessa.
Avaamisesta on laadittava siihen osallistuneiden henkilöiden allekirjoittama selvitys, josta ilmenee, mikä viesti on avattu, miksi viesti on avattu, avaamisen ajankohta, avaamisen suorittajat sekä kenelle avatun viestin sisällöstä on annettu tieto. Selvitys on ilman aiheetonta viivytystä toimitettava työntekijälle. Avattu viesti on säilytettävä eikä sen sisältöä ja lähettäjätietoja saa käsitellä laajemmin kuin on tarpeen viestin avaamisen tarkoituksen vuoksi, eivätkä tietoja käsittelevät henkilöt saa ilmaista viestin sisältöä sivulliselle työsuhteen aikana eikä sen päättymisen jälkeen.
Kameravalvonnalla tarkoitetaan jatkuvasti kuvaa välittävän tai kuvaa tallentavan teknisen laitteen käyttöön perustuvaa valvontaa työnantajan käytössä olevissa tiloissa.
Valvonnan aloittamisen oikeutusperusteita voivat olla
- työntekijöiden ja muiden tiloissa oleskelevien henkilökohtaisen turvallisuuden varmistaminen,
- omaisuuden suojaaminen,
- tuotantoprosessien asianmukaisen toiminnan valvominen tai
- turvallisuutta, omaisuutta tai tuotantoprosessia vaarantavien tilanteiden ennaltaehkäiseminen tai selvittäminen.
Kameravalvonta on kiellettyä henkilöstö- ja sosiaalitiloissa, pukeutumistiloissa, wc-tiloissa tai muissa vastaavissa tiloissa taikka työntekijän henkilökohtaisessa työhuoneessa.
Kameravalvontaa ei myös koskaan saa käyttää työntekijän tarkkailuun työpaikalla.
Kameravalvonta voidaan kohdentaa tiettyyn työpisteeseen, jos tarkkailu on välttämätöntä
- työntekijän työhön liittyvän ilmeisen väkivallan uhkan tai hänen turvallisuudelleen tai terveydelleen ilmeisen haitan tai vaaran ehkäisemiseksi,
- omaisuuteen kohdistuvien rikosten estämiseksi ja selvittämiseksi, jos työntekijän tehtävän olennaisena osana on käsitellä arvoltaan tai laadultaan merkittävää omaisuutta, kuten rahaa, arvopapereita tai arvoesineitä tai
- työntekijän etujen ja oikeuksien varmistamiseksi, jos kameravalvonta perustuu tarkkailun kohteeksi tulevan työntekijän pyyntöön ja asiasta on sovittu työnantajan ja työntekijän välillä.
Kameravalvonnan tulee olla avointa. Tätä turvataan sillä, että ennen valvonnan käyttöönottamista selvitetään työntekijöiden yksityisyyteen vähemmän puuttuvien muiden keinojen käyttömahdollisuudet. Myöskään työntekijän yksityisyyteen ei puututa enempää kuin on välttämätöntä toimenpiteiden tarkoituksen saavuttamiseksi. Lisäksi kameravalvonnasta ja sen toteuttamistavasta ilmoitetaan näkyvällä tavalla.
Kameravalvonnasta syntyviä tallenteita saa käyttää vain niihin tarkoituksiin, joita varten tarkkailua on suoritettu. Tästä poiketen tallennetta saadaan kuitenkin käyttää työsuhteen päättämisen perusteen toteennäyttämiseksi, tasa-arvo- tai yhdenvertaisuuslain loukkaamisen selvittämiseksi ja työturvallisuusasian selvittämiseksi.
Tallenteet on hävitettävä heti, kun ne eivät enää ole tarpeen kameravalvonnan tarkoituksen toteuttamiseksi ja viimeistään vuoden kuluttua tallentamisen päättymisestä. Laissa mainittu ”muu erityinen syy” oikeuttaa pidemmänkin säilyttämisen.
Huumetestauksella tarkoitetaan työnantajan osoittaman terveydenhuollon ammattihenkilön ja laboratorion antamaa todistusta, josta ilmenee, että työntekijälle on tehty testi huumausaineen käytön selvittämiseksi, sekä testin perusteella laadittua selvitystä siitä, onko työntekijä käyttänyt huumausaineita muihin kuin lääkinnällisiin tarkoituksiin siten, että hänen työ- tai toimintakykynsä on heikentynyt.
Työnantaja saa käsitellä vain sellaisia työntekijän huumausaineiden käyttöä koskevia testitietoja, jotka sisältyvät asianomaisen työnantajalle toimittamaan huumausainetestiä koskevaan todistukseen.
Työnhaussa työnantajalla on työnhakijan suostumukseen perustuva oikeus tietojen käsittelyyn silloin, kun
- työnhakijan on tarkoitus hoitaa tehtäviä, joissa edellytetään erityistä luottamusta, joissa työskentely tapahtuu muualla kuin työnantajan valvomissa toimitiloissa ja joissa työtehtävien suorittaminen huumeiden vaikutuksen alaisena tai huumeista riippuvaisena voi aiheuttaa työnantajan asiakkaalle merkittävää taloudellista vahinkoa tai vaarantaa tämän henkilökohtaista turvallisuutta,
- työnhakijan on tarkoitus hoitaa tehtäviä, joihin pysyväisluontoisesti ja olennaisesti kuuluu alaikäisen kasvatusta, opetusta, hoitoa tai muuta huolenpitoa taikka muuta työskentelyä henkilökohtaisessa vuorovaikutuksessa alaikäisen kanssa eikä niihin osallistu muita henkilöitä, tai
- työnhakijan on tarkoitus hoitaa sellaisia tehtäviä, joissa on itsenäisesti ja valvomattomasti pääsy huumausaineisiin tai vähäistä suurempaan määrään sellaisia lääkkeitä, joita voidaan käyttää huumaaviin tarkoituksiin.
Rekrytointipäätöksen tekemisen jälkeen työnantaja saa ottaa vastaan tai muutoin käsitellä huumausainetestiä koskevaan todistukseen merkittäviä tietoja tehtävään valitun työnhakijan suostumuksella vain silloin, kun työnhakijan on tarkoitus toimia sellaisessa työssä, joka edellyttää tarkkuutta, luotettavuutta, itsenäistä harkintakykyä tai hyvää reagointikykyä, ja jossa työtehtävien suorittaminen huumeiden vaikutuksen alaisena tai huumeista riippuvaisena voi:
- vaarantaa työntekijän itsensä tai toisen henkeä, terveyttä tai työturvallisuutta,
- vaarantaa maanpuolustusta tai valtion turvallisuutta,
- vaarantaa liikenneturvallisuutta,
- lisätä merkittävien ympäristövahinkojen riskiä,
- vaarantaa työtehtävissä saatujen tietojen suojaa, käytettävyyttä, eheyttä ja laatua ja siten aiheuttaa haittaa tai vahinkoa salassapitosäännösten suojaamille yleisille eduille tai vaarantaa rekisteröityjen yksityisyyden suojaa tai oikeuksia, tai
- vaarantaa liikesalaisuutta tai aiheuttaa työnantajalle tai tämän asiakkaalle vähäistä suurempaa taloudellista vahinkoa, jos liikesalaisuuden vaarantamista tai taloudellisen riskin syntymistä ei voida muiden keinojen avulla estää.
Jos työntekijän työtehtävät muuttuvat työsuhteen aikana siten, että ne täyttävät edellä tarkoitetut edellytykset työnantajan oikeudesta käsitellä huumausainetestiä koskevaan todistukseen merkittyjä tietoja, huumetestaus on mahdollista myös suorittaa.
Myös työsuhteen aikana voidaan suorittaa huumetestaus. Työnantaja voi velvoittaa työntekijän esittämään huumausainetestiä koskevan todistuksen, jos työnantajalla on perusteltua aihetta epäillä, että työntekijä on huumausaineiden vaikutuksen alaisena työssä tai että työntekijällä on riippuvuus huumeista, ja jos testaaminen on välttämätöntä työntekijän työ- tai toimintakyvyn selvittämiseksi ja työntekijä toimii sellaisessa työssä, joka edellyttää erityistä tarkkuutta, luotettavuutta, itsenäistä harkintakykyä tai hyvää reagointikykyä ja jossa työtehtävien suorittaminen huumeiden vaikutuksen alaisena tai huumeista riippuvaisena:
- vakavasti vaarantaa työntekijän itsensä tai toisen henkeä, terveyttä tai työturvallisuutta,
- vakavasti vaarantaa maanpuolustusta tai valtion turvallisuutta,
- vakavasti vaarantaa liikenneturvallisuutta,
- voi lisätä huomattavasti merkittävien ympäristövahinkojen riskiä,
- vakavasti vaarantaa työtehtävissä saatujen tietojen suojaa, käytettävyyttä, eheyttä ja laatua ja voi siten aiheuttaa haittaa tai vahinkoa salassapitosäännösten suojaamille yleisille eduille tai vaarantaa rekisteröityjen yksityisyyden suojaa tai oikeuksia,
- vaarantaa taloudellisesti merkittävää liikesalaisuutta tai voi aiheuttaa työnantajalle tai tämän asiakkaalle merkittävää taloudellista vahinkoa, jos liikesalaisuuden vaarantamista tai taloudellisen riskin syntymistä ei voida muiden keinojen avulla estää, tai
- voi merkittävästi lisätä työnantajan hallussa olevien huumausainelaissa tarkoitettujen aineiden laittoman kaupan ja leviämisen riskiä.
Työnantaja voi asettaa työntekijälle kohtuullisen määräajan, jonka kuluessa todistus on esitettävä.
Työnantajan velvollisuutena on vastata huumetestauksesta aiheutuvista kustannuksista.